Beloningen en andere voordelen

Let op! Bepaalde kosten kunnen onbelast aan u worden vergoed of verstrekt.

Tegenwoordig is er nog maar één regeling voor het geven van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer en dat is de werkkostenregeling. De oude regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen is per 1 januari 2015 definitief komen te vervallen.
Iedere werkgever heeft inmiddels de verplichte overstap naar de werkkostenregeling moeten maken.

Werkkostenregeling

Samengevat komt de werkkostenregeling op het volgende neer: de werkgever (uw bv) mag tot maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat) gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers. Dit heet de vrije ruimte. In principe maakt het niet uit waarvoor de vergoeding of verstrekking wordt gegeven. Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Daarnaast gelden voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden gerichte vrijstellingen, zoals voor cursussen, maaltijden bij overwerk en zakelijke verhuiskosten. Voor bepaalde vormen van loon in natura geldt een nihilwaardering, zoals voorzieningen en kleine consumpties op de werkplek.

Let op! Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen (mits aangewezen als eindheffingsloon) gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Aanwijzen betekent bijvoorbeeld expliciet benoemen in de administratie als eindheffingsloon.

Ook zijn er vrijgestelde aanspraken (bijvoorbeeld pensioenaanspraken), uitkeringen en verstrekkingen (zoals diensttijduitkeringen) en vergoedingen die niet onder de werkkostenregeling vallen, zoals een vergoeding voor intermediaire kosten. Dit zijn kosten die de werknemer voorschiet en die de werkgever normaal gesproken zelf zou maken. Denk aan de kosten van relatiegeschenken. Buiten de werkkostenregeling vallen tot slot ook voordelen die losstaan van de dienstbetrekking. Denk bijvoorbeeld aan de fruitmand bij ziekte.

Vereenvoudigingen

Tip: Om de werkkostenregeling werkbaarder te maken in de praktijk, is de regeling bij de verplichtstelling per 1 januari 2015 op een vijftal punten vereenvoudigd:
1. Er is een noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Een vergoeding of verstrekking is geen belastbaar loon als deze noodzakelijk is voor het werk. Dit noodzakelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereedschappen, computers (tablets), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
2. De verschuldigde belasting bij overschrijding van de vrije ruimte hoeft nog maar één keer per jaar te worden vastgesteld. Het is niet meer nodig om per aangiftetijdvak te toetsen of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven.
3. Er is een concernregeling die het mogelijk maakt om de vrije ruimte binnen één concern samen te voegen. Daarbij geldt de eis dat de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de (klein)dochtermaatschappij(en). De concernregeling is dus toepasbaar wanneer u het hele jaar een holding bezit met daaronder een werkmaatschappij en beide bv’s inhoudingsplichtig zijn voor de loonheffingen (zie paragraaf 2.3 Holdingstructuur en fiscale eenheid).
4. De korting voor producten uit het eigen bedrijf is een gerichte vrijstelling geworden.
5. Er is een nieuwe gerichte vrijstelling voor een aantal werkplek-gerelateerde voorzieningen waar voorheen een nihilwaardering voor gold. Het gaat om hulpmiddelen die 90% of meer zakelijk gebruikt worden en die mede op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. Voor deze voorzieningen is ook het onderscheid verdwenen tussen vergoedingen en verstrekkingen.

Benut met de concernregeling de mogelijkheden van de vrije ruimte zo optimaal mogelijk in de holding-bv én de werk-bv.

Let op! Vergoedt of verstrekt uw bv aan u een voorziening die valt onder het noodzakelijkheidscriterium, dan zal uw bv (als werkgever) aannemelijk moeten maken dat een dergelijke voorziening aan u als dga gebruikelijk is voor een behoorlijke uitoefening van uw werkzaamheden.

Als het maar gebruikelijk is

Wanneer u uw salaris en vergoedingen en verstrekkingen ontvangt vanuit uw holding, kan de werkkostenregeling extra aantrekkelijk zijn. Door binnen de fiscale mogelijkheden gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte in de werkkostenregeling, kunt u uw netto dga-inkomen verhogen.

Er zit wel een addertje onder het gras. De werkkostenregeling kent namelijk een gebruikelijkheidstoets. De vergoedingen en verstrekkingen die u voor de vrije ruimte aanwijst, mogen niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Het ongebruikelijke of bovenmatige deel vormt dan alsnog loon.

Sinds 2016 is de gebruikelijkheidstoets verder aangescherpt. Voortaan moet niet alleen de omvang van de vergoeding of verstrekking zelf gebruikelijk zijn, maar moet het ook gebruikelijk zijn dat de werkgever een bepaalde vergoeding of verstrekking voor zijn rekening neemt door deze aan te wijzen voor de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk wanneer uw bv uw maandsalaris aanwijst als eindheffingsbestanddeel, zodat u hierover minder belasting hoeft te betalen.

Let op! De gebruikelijkheidstoets is bedoeld om excessen tegen te gaan. Daarom is er ook een doelmatigheidsgrens. Zolang de vergoedingen en verstrekkingen per werknemer per jaar niet meer zijn dan € 2.400, gaat de Belastingdienst ervan uit dat dit in ieder geval gebruikelijk is. Gerichte vrijstellingen tellen hierbij niet mee.

Vaste kostenvergoeding ook voor u

In de praktijk ontvangt menig dga een onbelaste vaste kostenvergoeding vanuit de bv. Daar is niets mis mee. Het voordeel is dat u niet iedere keer bonnen hoeft te declareren. Een dergelijke vergoeding, voor zover deze ziet op gerichte vrijstellingen (zoals zakelijke maaltijden) en/of intermediaire kosten, moet wel goed zijn onderbouwd met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Dit onderzoek moet u herhalen als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen. Zonder deugdelijke onderbouwing vooraf moet u de kostenvergoeding onderbrengen in de vrije ruimte. Doet u dat niet, dan loopt u het risico op naheffingen, correcties en boetes.

Let op! Vaak vindt er een combinatie plaats van een vaste kostenvergoeding en een vergoeding van kosten op declaratiebasis. Hou er rekening mee dat u geen kosten declareert die onder uw vaste kostenvergoeding vallen. Dat zou immers dubbelop zijn!

Een onbelaste vaste kostenvergoeding is mogelijk als het gaat om gerichte vrijstellingen (zoals vakliteratuur, vervoerskosten of tijdelijke verblijfkosten) en/of intermediaire kosten. Een onbelaste vaste kostenvergoeding mag ook (deels) bestaan uit posten die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, maar dan moet de bv deze vergoedingen wel aanwijzen als eindheffingsloon (vrije ruimte). Gebeurt dit niet, dan horen deze vergoedingen tot uw belastbaar loon.

Tip: Laat de doorbetaling van de kostenvergoeding niet automatisch doorlopen bij ziekte. Tijdelijke doorbetaling kan alleen als u binnen twee maanden weer opgeknapt bent.

De onderbouwing van een onbelaste vaste kostenvergoeding, voor zover deze ziet op gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kosten, is (wettelijk) verplicht. Er moet een specificatie zijn waaruit blijkt voor welke zaken een kostenvergoeding wordt gegeven (met de daarbij behorende bedragen en bonnetjes). De onderbouwing en het onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten moet u bewaren in de loonadministratie.

Let op! Betaalt de bv als werkgever al een vaste kostenvergoeding vóór toepassing van de werkkostenregeling, dan hoeft er geen onderzoek te worden gedaan als dit recentelijk al heeft plaatsgevonden, behalve als er dingen zijn gewijzigd.

Levensloopregeling? De keuze is aan u!

Veel dga’s hebben in het verleden deelgenomen aan de levensloopregeling. Deze regeling is inmiddels afgeschaft. Was uw levenslooptegoed op 31 december 2011 € 3.000 of hoger, dan mag u echter nog tot en met 31 december 2021 blijven doorsparen.

Tip: Het kan zijn dat u het levenslooptegoed in 2013 of in 2015 in één keer heeft opgenomen, om zo te profiteren van een extra korting in de vorm van een 80%-regeling. In dat geval kunt u niet meer bijstorten op de levenslooprekening. De levensloopregeling is ook voor u definitief beëindigd.

Heeft u nog een levenslooptegoed staan, dan mag u de komende jaren nog blijven doorsparen. Wel bouwt u vanaf 2012 al geen levensloopverlofkorting meer op. Zodra u het levenslooptegoed laat uitbetalen, bent u hierover belasting verschuldigd. U mag zelf weten waaraan u het tegoed besteedt. De eis dat het levenslooptegoed alleen kan worden opgenomen voor verlof is komen te vervallen.

De (on)mogelijkheden van een eigen werkplek

Werkt u weleens (of misschien bijna altijd) vanuit huis? Een vergoeding hiervoor vanuit uw bv is dan zéér gewenst. Helaas is een belastingvrije vergoeding voor een werkruimte in de eigen woning nog maar zelden mogelijk. Dat komt door de strenge regels.

Tip: Om te bepalen wat onbelast mag worden vergoed dan wel ter beschikking gesteld of verstrekt, is het belangrijk vast te stellen of sprake is van een ‘werkplek’. Daarvoor gelden drie voorwaarden:
1. De werkruimte is een zelfstandige ruimte. U moet de ruimte afzonderlijk kunnen verhuren. De ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en beschikt over eigen sanitair.
2. Er is een reële (zakelijke) huurovereenkomst tussen u en de bv met een gebruiksrecht alleen voor de bv.
3. U werkt in de werkruimte.

Kwalificeert de werkruimte als werkplek, dan mag de bv belastingvrij algemene voorzieningen op de werkplek ter beschikking stellen (de bv blijft eigenaar). Denk bijvoorbeeld aan een standaard bureau. Verstrekken of vergoeden van deze voorzieningen is loon, wat dan weer wel in de vrije ruimte kan worden ondergebracht. Kwalificeert de werkruimte in uw woning niet als werkplek, dan is het onbelast ter beschikking stellen van niet-arbovoorzieningen niet mogelijk. Dat geldt ook voor het verstrekken of vergoeden van dergelijke voorzieningen. De niet-arbovoorziening mag uiteraard wel als eindheffingsloon worden aangewezen (vrije ruimte).

Ongeacht of de werkruimte nu wel of niet kwalificeert, mag de bv onder voorwaarden aan u wel onbelast arbovoorzieningen ter beschikking stellen, vergoeden of verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan een aangepast computerscherm. Een van de voorwaarden is dat de inrichting van uw werkruimte thuis voldoet aan bepaalde eisen, zoals doelmatige kunstverlichting en een doelmatige zitgelegenheid met bijbehorend werkblad of werktafel, zodat u op een ergonomisch verantwoorde manier uw werk kunt doen.

Let op! Energiekosten van de werkruimte zijn onbelast te vergoeden als de werkruimte voldoet aan de drie voorwaarden. Zo niet, dan is de vergoeding voor u loon, tenzij de vergoeding wordt ondergebracht in de vrije ruimte.

Mobiele telefoon of computer

Natuurlijk moet u altijd bereikbaar kunnen zijn. Een mobiele telefoon is haast onmisbaar. Datzelfde geldt voor een computer of een tablet. Uw bv mag dergelijke apparatuur onbelast aan u vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Dit valt namelijk onder de gerichte vrijstelling, maar dan moet wel voldaan zijn aan het noodzakelijkheidscriterium. Dat wil zeggen:

• een voorziening als een computer of een mobiele telefoon is volgens uw bv als werkgever noodzakelijk om uw werkzaamheden goed te kunnen uitoefenen en uw bv kan dit aannemelijk maken. Er moet kortom sprake zijn van een zakelijke voorziening die niet alleen bijdraagt aan een goede uitoefening van uw werkzaamheden, maar die ook noodzakelijk en gebruikelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• de bv betaalt de voorziening en berekent de kosten niet aan u door.
• wanneer u de computer, de mobiele telefoon of dergelijke apparatuur niet meer nodig heeft voor uw werkzaamheden, dan geeft u deze terug of u betaalt de restwaarde aan de bv.

Let op! Ook simkaarten, dongels, software en abonnementen voor internet en telefonie kunnen vrijgesteld zijn. Dat geldt eveneens voor een organizer of een navigatiesysteem. Het onbelast vergoeden of verstrekken van een abonnement voor een vaste telefoonaansluiting thuis is niet mogelijk. De vrijstelling geldt namelijk alleen voor mobiele communicatiemiddelen.

Voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een computer, een mobiele telefoon of dergelijke apparatuur aan u, geldt een verzwaarde bewijslast. Uw bv zal aannemelijk moeten maken dat een dergelijke voorziening aan haar dga gebruikelijk en noodzakelijk is voor een behoorlijke uitoefening van de werkzaamheden. Dat is niet altijd even makkelijk. Een goede onderbouwing van wat gebruikelijk is, kan lastig zijn.

Let op! Een computer, een laptop en een tablet tezamen is gezien het noodzakelijkheidscriterium wellicht iets te veel van het goede!

Personeelslening

Leent u geld van uw bv, dan kunt u dit doen in uw hoedanigheid als werknemer of als aandeelhouder. Het is belangrijk om dit van tevoren vast te stellen, want de fiscale gevolgen zijn in beide situaties anders. Wat de personeelslening inhoudt, leest u hieronder. Meer informatie over een lening bij de bv als aandeelhouder, vindt u terug in hoofdstuk II Met de bv aan de hand. 

Bij personeelsleningen kan sprake zijn van een rentevoordeel. Dat is het geval als u geen of minder rente betaalt over de lening dan bij een kredietverlener. Het rentevoordeel is belast tegen de waarde in het economisch verkeer. Deze waarde kunt u bepalen door de rente van verschillende banken te vergelijken. Het belaste rentevoordeel kan worden opgenomen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Er is een uitzondering als de personeelslening wordt gebruikt voor de eigen woning. Het rentevoordeel van een dergelijke lening moet uw bv tot uw belastbaar loon rekenen. Het voordeel is loon in natura waarover uw bv als werkgever verplicht loonheffingen moet berekenen. Het belaste rentevoordeel mag dus niet worden opgenomen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Wel mag u het belastbare eigenwoningrentevoordeel in aftrek brengen binnen de eigenwoningregeling in uw aangifte inkomstenbelasting.

Gebruikt u de personeelslening voor het kopen van een (elektrische) fiets of scooter, dan geldt een nihilwaardering en is het rentevoordeel dus onbelast. 

Tip: Soms kan de Belastingdienst zich op het standpunt stellen dat een personeelslening voor een dga niet mogelijk is. Dit is met name het geval als de mogelijkheid van een personeelslening alleen openstaat voor de dga zelf en niet voor andere werknemers van de bv.

Auto van de zaak

Auto van de zaak of privé? Een veelgestelde vraag die ook bij menig dga speelt. Aan beide opties kleven voor- en nadelen.

Bij de auto van de zaak zijn alle kosten voor de auto (aanschaf of lease, onderhoud, benzine, verzekering, afschrijving enzovoort) aftrekbaar in de bv. Wordt de auto van de zaak gebruikt voor belaste omzet, dan is ook alle btw over de aanschaf, onderhoud en gebruik van de auto gedurende het jaar als voorbelasting in aftrek gebracht. Uw bv moet dan in de laatste aangifte van het jaar btw betalen over de waarde van het privégebruik auto. In de regel is dit 2,7% van de catalogusprijs van de auto (inclusief btw en bpm).  

Voor u betekent de auto van de zaak bijna altijd een bijtelling privégebruik auto. Voor de meeste auto’s geldt een standaardbijtelling van 22% over de cataloguswaarde (inclusief btw en bpm). Voor zuinige en zéér zuinige auto’s aangeschaft in een periode van 60 maanden voor 2017 gelden ook in 2017 nog lagere percentages.

Een eenmaal vastgesteld percentage blijft gedurende 60 maanden gelden. Op die regel bestaat een uitzondering voor auto’s van vóór 1 juli 2012, waarvan de berijder ongewijzigd is gebleven, met een bijtellingspercentage van 14% of 20%. Deze auto’s behouden deze percentages tot 1 januari 2019.
Met ingang van 2017 zijn er nog slechts twee bijtellingscategorieën. De standaardbijtelling voor een auto van de zaak met een datum van eerste toelating op de weg op of na 1 januari 2017, is 22% van de cataloguswaarde. Dan is er nog een bijtellingspercentage van 4%, maar deze geldt alleen voor nieuwe auto’s zonder CO2-uitstoot (volledig elektrische auto).

Let op! Verrekening van de bijtelling vindt plaats in de loonbelasting. De auto van de zaak maakt deel uit van de gebruikelijkloonregeling.

Hoe minder de bijtelling, hoe voordeliger u uit bent. Daarom drie verminderingstips:

1. Ga voor een volledig elektrische auto. Het bijtellingspercentage is dan maar 4%. Vanaf 2019 is dit percentage voor een nieuwe volledig elektrische auto wel begrensd tot een catalogusprijs van € 50.000.
2. Ga juist voor een auto ouder dan 15 jaar. De standaardbijtelling is dan niet 22% van de cataloguswaarde, maar 35% van de waarde in het economisch verkeer. Uiteraard alleen voordelig bij een auto met een relatief lage dagwaarde.
3. Betaal een eigen bijdrage voor het privégebruik. Met een eigen bijdrage verlaagt u de bijtelling en mogelijk de effectieve belastingdruk. Wellicht kunt u de eigen bijdrage compenseren met een nettodividenduitkering (indien mogelijk) of een hoger salaris.

Liever helemaal geen bijtelling? Dat kan, maar dan mag u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé met de auto hebben gereden. De bijtelling kan alleen achterwege blijven als u dit ook kunt aantonen met bijvoorbeeld een sluitende kilometeradministratie.

Let op! Woon-werkkilometers worden in de loonheffing gezien als zakelijk (ook als u thuis gaat lunchen) en tellen dus niet mee voor de grens van 500 kilometer.

Heeft u geen auto van de zaak, maar juist de auto in privé, dan mag de bv aan u onbelast € 0,19 per zakelijke kilometer vergoeden. Tot die zakelijke kilometers horen ook de kilometers voor woon-werkverkeer. Een hogere belastingvrije vergoeding is wellicht mogelijk met de werkkostenregeling wanneer de vrije ruimte hiervoor de ruimte biedt.

Het grote voordeel van de auto die u privé aanschaft, is dat u niets te maken heeft met een bijtelling. Verkoopt u de auto in de toekomst, dan realiseert u in privé mogelijk een onbelaste winst. Nadeel is dat u alle autokosten zelf betaalt.

Wat nu voordeliger is – de auto privé of de auto van de zaak – hangt af van allerlei omstandigheden. Een aantal grove vuistregels is wel te geven. Bij lage (afschrijvings)kosten of bij veel zakelijke kilometers is een privéauto over het algemeen voordeliger. Bij een nieuwe auto of bij veel privékilometers kan de auto van de zaak gunstiger uitpakken.

Tip: STAPPENPLAN BELONINGEN EN ANDERE VOORDELEN
1. Wees alert op de gebruikelijkheidstoets, met name als de vrije ruimte in de werk-bv bijna alleen gebruikt wordt voor vergoedingen en verstrekkingen aan uzelf, terwijl er ook andere ‘gewone’ werknemers aanwezig zijn.
2. Zorg bij een onbelaste vaste kostenvergoeding met gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kosten voor een goede onderbouwing met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten.
3. Wat gaat u doen met de levensloopregeling? Doorsparen of opnemen van het tegoed? De keuze is aan u.
4. Een personeelslening kan alleen als de bv de lening aan u als directeur heeft toegekend en niet als aandeelhouder.
Maak hierover duidelijke afspraken, onder andere in een overeenkomst van geldlening.
5. Toe aan een nieuwe auto? Bekijk wat voor u het voordeligst is. Zakelijk of privé? Het is een kwestie van rekenen.